Retensi arsip, problem tata arsip disamping peralatan dan infrastruktur

Penulis : Galih Risul Hatta

Editor : Suyitno Arman

Surabaya (tulungagung.bawaslu.go.id) – Retensi arsip adalah upaya tata arsip yang meliputi pemeliharaan, pengamanan dan peniadaan/pemusnahan arsip yang dilakukan oleh suatu lembaga dan harus mengacu pada ketentuan perundangan yang berlaku. Di lingkup Bawaslu Kabupaten/Kota se Jawa Timur, retensi arsip menjadi salah satu agenda penting tata kelola arsip yang saat ini tengah dilakukan.

Pernyataan itu disampaikan Koordinator Divisi Organisasi Bawaslu Provinsi Jatim Eka Rahmawati,  pada Rapat Koordinasi Penataan Arsip dan Perencanaan Program Kearsipan 2022 di Lingkungan Bawaslu Jawa Timur. Kegiatan yang diikuti para Kordiv SDM dan Organisasi  serta Koordinator Sekretariat (Korsek) Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jatim ini berlangsung selama 2 hari (17-18/11/2021) di Kantor Bawaslu Jatim Jl. Tanggulangin Surabaya.

Menurut Eka, berdasarkan data kondisi kearsipan tahun 2021 yang diperbaharui setiap kuartal, pihaknya dapat melakukan evaluasi program arsip dan bersiap menyusun rencana kerja prioritas di tahun 2022. Salah satunya adalah retensi arsip.

“Sebagian masalah adalah retensi arsip. Ada arsip yang sejak pemilu atau pemilihan Tahun 2008 hingga kini masih tersimpan. Padahal di sisi lain tempat penyimpanan atau infrastruktur tidak mendukung. Kita sudah mengirim surat ke Bawaslu RI untuk retensi arsip”, kata Eka.

Tambah Eka, situasi persoalan yang dihadapi masing-masing daerah juga berubah dari waktu ke waktu. Misalnya terkait dengan keterbatasan alat pindai (scanner) yang mutlak diperlukan untuk digitalisasi arsip. Ketersediaan rak atau infrastruktur lainnya, dan ada juga Bawaslu kabupaten/kota yang harus pindah-pindah tempat sehingga semakin memperberat tata kelola arsipnya.

Dalam kesempatan itu Eka juga mengapresiasi kabupaten/kota yang memiliki inisiatif untuk mengelola arsip lebih baik. Akhir tahun Bawaslu Jawa Timur akan memberikan penghargaan kepada kabupaten/kota yang dinilai konsisten menata arsipnya dan mampu merawat praktik baik dalam tata kearsipan.

Rakor kearsipan ini juga menghadirkan nara sumber dari Bawaslu RI, yakni Henry Dwi Prastowo (Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan Kearsipan, dan Persuratan pada Biro Perencanaan dan Organisasi), dan Dominikus Cahyo Susetyo sebagai Fungsional Ahli Madya Arsiparis Bawaslu RI. Dari Bawaslu Kabupaten Tulungagung hadir Kordiv SDMO Suyitno Arman dan Korsek Galih Rissul Hatta.