Bawaslu Tulungagung siap benahi tata kelola kearsipan

Reporter : Rikka Tristiani

Editor : Pungki Dwi Puspito

Tulungagung (tulungagung.bawaslu.go.id). Bawaslu Kabupaten Tulungagung gelar Rapat Dalam Kantor (RDK) Pengelolaan Arsip Dinamis dan Tata Kelola Persuratan Kedinasan. Kegiatan tersebut diselenggarakan pada Kamis (26/11/2020), bertempat di Kantor Bawaslu Kabupaten Tulungagung Jalan I Gusti Ngurah Rai Nomor 65 Tulungagung.

Kegiatan diikuti oleh seluruh jajaran Komisioner, Koordinator Sekretariat dan staf sekretariat Bawaslu Tulungagung, menghadirkan Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tulungagung, Joko Sugiono sebagai narasumber beserta staf bidang persuratan Tari Eko Rahmawati.

Ketua Bawaslu Kabupaten Tulungagung, Fayakun dalam sambutannya menyampaikan harapan besar dalam pelaksanaan RDK ini bisa meningkatkan kinerja lembaga serta menambah pengetahuan tentang sistem tata kelola kearsipan dan tata cara naskah kedinasan yang benar secara Undang-Undang.

“Dengan adanya RDK ini, saya berharap Bawaslu Kabupaten Tulungagung mampu meningkatkan pengetahuan serta meningkatkan tata kelola kearsipan menjadi lebih baik, efektif dan efisien”, ungkap Fayakun.

Fayakun menjelaskan bahwa selama  ini arsip yang dimiliki oleh Bawaslu sudah dikelola dengan baik, karena keberadaan arsip sangat membantu tugas pimpinan serta membantu kinerja bagi seluruh pegawai. Menurutnya, adanya informasi yang terdapat dalam arsip dapat menghindari salah komunikasi serta mencegah adanya duplikasi pekerjaan, lanjut Fayakun.  

Dalam kegiatan tersebut, Joko menjelaskan pentingnya kearsipan tertata rapi karena arsip adalah bagian dari rekam kegiatan atau peristiwa.

“Arsip adalah barang berharga karena menjadi bagian dari rekam kegiatan atau peristiwa yang harus ditata, disimpan dalam jangka waktu yang ditentukan”, tuturnya.

Joko juga menjelaskan secara “gamblang” bagaimana tata letak pengarsipan yang benar, efektif, efisien dan penyimpanan sebuah arsip untuk mengantisipasi bilamana terjadi hilangnya suatu arsip.

Koordinator Divisi Hukum Humas Data dan Informasi, Pungki Dwi Puspito yang antusias mengikuti kegiatan tersebut mengatakan semakin meningkatnya kegiatan intitusi akan berpangaruh jumlah peningkatan sebuah arsip dalam intitusi. Menurut Pungki, jika tidak segera dikelola dengan baik maka arsip tidak akan mempunyai nilai guna bahkan hanya akan jadi tumpukan kertas yang tidak bermanfaat, lebih buruk lagi bilamana keberadaan arsip dinilai jadi pengganggu kinerja suatu instansi. Oleh karena itu, agar hal tersebut tidak terjadi perlu penyesuaian dalam tata pengelolaan kearsipan secara terus-menerus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Masih menurut Kordiv HHDI, atas selenggaranya RDK ini Bawaslu Tulungagung akan melakukan study banding ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Dia berharap dengan study banding, staf yang membidangi ini bisa langsung praktek dan menerapkan wawasan pengarsipan yang didapat untuk di terapkan di Bawaslu Tulungagung.

“Tindak lanjut rapat ini, kami akan kirimkan staf yang menangani kearsipan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk study banding dan praktek langsung supaya dapat segera diterapkan. Mana yang sudah sesuai bisa ditingkatkan, dan yang tidak sesuai dengan pedoman tata  kelola arsip bisa segera dibenahi”, tutur Pungki.

RDK yang berlangsung lebih dari 2 jam ini,  dimanfaatkan betul oleh para peserta yang hadir untuk sharing pengetahuan dan pendalaman pemahaman terutama teknis pengelolaan kearsipan serta tata bahasa kedinasan yang benar.